Se stai cercando maggiori informazioni su “come raggiungere i propri obiettivi”, sicuramente questo articolo (ma anche molti altri in questo blog) potrà esserti di aiuto. Una volta decisi i propri obiettivi, il passo più importante per trasformare un semplice sogno in un obiettivo vero e proprio è la programmazione delle attività che ti porteranno al suo raggiungimento.
Come raggiungere i propri obiettivi?
Per raggiungere i tuoi obiettivi dovrai continuamente programmare le tue attività.
Per “programmare” intendo decidere il momento in cui ogni attività dovrà essere svolta.
Una volta al mese dovrai pianificare le tue attività mensili e controllare lo svolgimento di quelle che avevi pianificato per il mese precedente.
Ogni mattina, prima di iniziare a lavorare, leggere le e-mail, rispondere ad amici, clienti o chicchessia, dovrai dedicare quindici minuti del tuo tempo (impostati il timer) a creare la tua TO DO LIST giornaliera.
Se non programmerai, farai come tutte quelle persone che ogni giorno si alzano e non sanno quello che devono fare, se ne dimenticano o peggio ancora fanno solo quello che si ricordano, con la conseguenza però che vedranno sempre pochissimi risultati.
Nel programmare devi anche tenere a mente che non puoi occupare tutte le tue ore lavorative della giornata con un’unica attività. In ogni giornata, infatti, dovrai lasciare almeno un’ora libera per le interruzioni o ti ritroverai costantemente indietro sulla tua tabella di marcia (se hai 10 ore per lavorare, occupane solo 9); esistono tantissime attività con importanza differente e le nostre giornate devono essere riempite tenendone conto.
Se hai delle persone da gestire sotto di te dovrai tenere a mente che alcune ore del tuo tempo saranno dedicate a loro (per aiutarle a mandare avanti le loro attività).
Come scegliere cosa fare prima
“L’antenato di ogni azione è il pensiero.“
(Ralph Waldo Emerson, scrittore e filosofo statunitense. Nato nel 1803, morto nel 1882)
La prima cosa da fare la mattina è sicuramente la programmazione della propria giornata.
Dopodiché, se si hanno dei collaboratori, essi vanno istruiti in modo che anche loro siano in grado di pianificare la propria.
Per decidere poi cosa fare io utilizzo spesso la “matrice” di Stephen Covey, un uomo d’affari statunitense che ha scritto diversi libri molto interessanti sulla produttività e su come raggiungere il successo.
Ecco i 4 quadranti della matrice di Stephen Covey con all’interno alcuni esempi:
Questa matrice divide le nostre attività in 4 quadranti
- Nel primo quadrante in alto a sinistra vanno posizionate quelle importanti, da svolgere con urgenza; quelle che, se non portate a termine, possono causare una situazione di crisi (Come ad esempio scadenze di impegni programmati, riunioni necessarie, emergenze non rinviabili)
- Nel secondo quadrante, procedendo verso destra, le attività importanti ma NON urgenti (Ad es. programmazione dei nostri obiettivi, cura della propria alimentazione, attività fisica, cura delle relazioni personali)
- Il terzo quadrante riguarda le attività urgenti, ma non importanti (Come ad es. rispondere a un’email appena arrivata, urgenze di altre persone dovute alla loro mancanza di organizzazione);
- Nel quarto quadrante le attività NON urgenti e NON importanti (Navigare su internet o sfogliare Facebook senza una meta, guardare alienati la tv o altri sprechi di tempo).
La situazione ideale sarebbe quella di lavorare, la maggior parte del tempo, con attività del secondo quadrante: ciò permette di concentrarsi senza troppa fretta su attività di notevole importanza.
E’ anche fondamentale evitare di trovarsi spesso nel primo quadrante, perché lavorare sempre sotto urgenza, porta a lungo andare a situazioni di notevole stress.
Nel terzo quadrante invece si trovano le attività che ci possono ingannare: sono urgenti ma non importanti o, meglio, se lo sono, non lo sono per noi, ma solo per gli altri. Devi quindi riconoscerle e gestirle con molta attenzione, secondo la reale rilevanza che hanno.
E’ logico naturalmente evitare di concentrare le proprie forze sulle attività del quarto, in quanto non importanti, non urgenti e neanche appaganti.
Oltre a questa matrice, che in Italia ben pochi conoscono, io ho aggiunto un altro modo per classificare le attività. Ci sono:
- Le attività di ordinaria amministrazione
- Attività per progetti a lungo termine
- Le attività noiose ma necessarie
In base a queste premesse io organizzo le mie giornate inserendo per prima cosa le attività IMPORTANTI e URGENTI che svolgo sempre a inizio giornata, perché sono quelle che mentalmente richiedono più energie.
Svolgendole nelle prime ore della giornata e portandole a termine mi sento più tranquillo e sereno nella gestione delle altre attività.
Una volta completate queste, dedico trenta minuti al giorno alla gestione delle attività NOIOSE MA NECESSARIE. Investendoci trenta minuti al giorno, tutti i giorni, riesco a non accumularle e, allo stesso tempo, a non annoiarmi troppo.
Dopo questa tipologia di attività arrivano quelle di ORDINARIA AMMINISTRAZIONE: tutte quelle che fanno parte del mio lavoro, che non hanno urgenza, ma sono necessarie.
Per finire la giornata con uno sguardo rivolto al futuro, invece, dedico un’ora alle attività a lungo termine (che potrebbero essere inserite tranquillamente nel quarto quadrante di Covey, quello delle attività IMPORTANTI ma NON URGENTI): dedicare un’ora al giorno a queste attività fa sì che non rimangano mai abbandonate.
Un’ora ti potrà sembrare un intervallo di tempo molto corto, ma devi ricordare che, se lavori con concentrazione massima, riuscirai ad ottimizzare il tuo tempo.
Come raggiungere i propri obiettivi con il Controllo
Quando ci programmiamo delle attività è poi fondamentale la fase di CONTROLLO, in cui si valuta a che punto si è della propria scaletta di marcia per capire come si è lavorato e quanto tempo si è perso.
E’ una fase di notevole importanza che moltissime persone saltano perché è quella in cui si tirano le somme e si vedono veramente i risultati.
Una delle prime forze che ci spingono a saltare questa fase è la paura di aver fallito. Te ne ho già parlato, ora la conosci, sai come funziona e quindi sei anche pronto a capire che devi superarla.
E’ fondamentale che ogni fine settimana dedichi mezz’ora a capire quello che hai svolto e valuti cosa hai fatto di buono, cosa hai sbagliato e cosa avresti potuto far meglio.
Questo processo ti farà migliorare costantemente e ti permetterà di avere sempre sotto gli occhi quello che vuoi raggiungere ed a che punto sei.
Come raggiungere i propri obiettivi: Riassunto e Conclusioni
- Per raggiungere i tuoi obiettivi dovrai continuamente programmare le tue attività.
- Creare la tua TO DO LIST giornaliera.
- La matrice di Stephen Covey può aiutarti.
- I quadranti di Covey e la loro importanza.
- La situazione ideale, sarebbe quella di lavorare con attività del secondo quadrante.
- Riconoscere le attività del quarto quadrante di Covey perché saranno un grosso ostacolo per i tuoi obiettivi.
Ti consiglio di leggere anche questi due articoli del blog di Respira-Profondo:
